A Arte de escrever um bom e - mail

08:51 Radio Ideal FM 0 Comentarios


Por Renan Kaminsk Damasceno
Não! Você não sabe escrever um bom e-mail!

Escrever e-mail tornou-se quase tão corriqueiro quanto escovar os dentes.
Porém, você provavelmente comete alguns erros “graves” ao escrever e-mails. 
Algumas pessoas, por sinal,cometem todos os erros possíveis ao escrever um simples e-mail!

Tenha um domínio próprio para empresas.

Eu adoro ver os cartões de visita de empresários (que ao entregar o cartão querem passar uma boa imagem) com o e-mail fulanodetal@uol.com.br ou @yahoo.com.br ou @zipmail.com ou qualquer outro domínio desse tipo.
O mínimo que se espera de uma empresa decente é que tenha domínio próprio não? O que passa mais credibilidade: kaminski.avalca@gmail.com ou contato@kaminskiavalca.com.br? Coloque seu nome como destinatário.

Esta é a mais óbvia, mas várias vezes já vi pessoas desrespeitando essa regra. Meu nome não é renan kaminski damasceno (tudo em minúsculo) ou apenas Renan (sem sobrenome). Uma vez recebi um e-mail que o remetente estava como “Yahoo” (e não era de ninguém do Yahoo!!!)! 

Capriche no título do e-mail.

No meio de 45 e-mails não lidos, por que aquele que você enviou teria atenção? O título deve representar um pequeno resumo do conteúdo. 
Se você está retomando um contato, por exemplo, coloque isso no título, como “Contato no evento XYZ”. 

Esta é importante e a maioria das pessoas não segue. 
É simples: escreva seus e-mails com frases curtas, sempre dando parágrafos e, o principal, dar dois espaços entre os parágrafos. 
Isso facilita muito a leitura do e-mail e o torna mais compreensível.

Use a regra dos dois espaços. Destaque questões importantes em tópicos.
Se você tem três perguntas a fazer, ao invés de escrever o texto e ir colocando as perguntas no meio, destaque-as. 
Abra novos parágrafos apenas para as perguntas ou então deixe-as juntas como, por exemplo:

1) Qual seu nome?

2) Você é legal?

3) Você gosta de mim?

Outra forma é colocar em negrito as partes mais importantes, pois assim você consegue chamar a atenção do seu leitor.

Antecipe-se às necessidades do seu leitor. Ao invés de enviar um e-mail perguntando “você precisa que eu lhe encaminhe o relatório?” já envia o relatório de uma vez! Se a pessoa não precisar, não custará nada enviar de novo. Assim você economiza o seu tempo e o dela. 
“Estou enviando anexo o relatório , caso você não o tenha”.

Use a Cópia Oculta (Cco)

Quando você envia um e-mail para várias pessoas ao mesmo tempo que não são de um grupo comum (da própria empresa, amigos, etc.), coloque os e-mails em cópia oculta. Isso significa que ninguém verá a lista dos emails dos destinatários. 
Isso evita SPAM (algum malandrão pegar esses e-mails para si – e sim, tem gente que faz isso!) e ninguém precisa saber que você enviou aquele e-mail para 159 pessoas.

Tenha uma assinatura 

de e-mail Não sei você, mas sempre que eu preciso do telefone de uma pessoa a primeira coisa que faço é procurar num dos e-mails que ela me enviou. E aí eu me desespero quando essa pessoa não tem a coragem de colocar uma assinatura de e-mail!!!
Portanto, coloque uma assinatura de e-mail automática (qualquer e-mail tem essa possibilidade) com seu nome completo, telefones, e nome da empresa. Isso facilita a comunicação de demonstra um pingo de profissionalismo!

Renan Kaminski Damasceno
Sócio-Consultor
KaminskiAvalca Consultoria
(41) 3538-1352
renan@abrindoportas.com

Seja relevante 

Se você costuma enviar e-mails sobre negócios ou divulgação para seus contatos, não fique repassando piadas, e-mails de corrente ou qualquer porcaria dessas. Na pior das hipóteses use o Facebook para isso. Se você enche a caixa de entrada dos seus contatos com lixo, quando você enviar algo relevante vai passar em branco.

Não faça macacadas! Responda dentro de 24h 

Você gosta de ficar 10 minutos esperando no telefone para falar com alguém? 
Demorar 2 dias pra receber uma resposta de e-mail é o equivalente. Portanto responda rápido, nem que seja para dizer que 
precisa de X dias para responder os tópicos com mais calma. Ao menos seu interlocutor vai saber que você recebeu o email.

“Papa e-mails”Leia o e-mail recebido.

Olha que incrível! Você deve ler o e-mail que você recebeu. É óbvio, mas tem muita (MUITA) gente que não lê direito os e-mails que recebem. Aí o sujeito fez duas perguntas e você responde o e-mail com um “OK”. 
Obs.: você não sabe fazer leitura dinâmica, portanto não tente com o e-mail.

Responda em tópicos 

• Da mesma forma que você deve fazer as perguntas e questões mais importantes em tópicos, você deve responder, quando há várias perguntas, em tópicos. 
• Novamente: facilita a visualização e comunicação entre as partes. 
• E este texto é bem mais fácil de ler porque está todo em tópicos e não num texto ininterrupto.

Responda para todos.

Pense: se alguém enviou um e-mail para três pessoas (uma delas é você), deve significar que todos são relevantes não?
Então por que você responde apenas para quem enviou o e-mail?!?!
Descubra onde fica o botão “responder para todos” do seu e-mail.
“Mwahahaha, não vou responder para todos!

”Apague o texto do encaminhamento quando você encaminha um e-mail. No título fica um “Fwd:” e no corpo do e-mail as informações do e-mail anterior (inclusive uma lista de 328 e-mails caso a pessoa não tenha colocado em cco).
Além de mostrar que este não é um e-mail “especial” para o destinatário, fica visualmente feio, ou seja, piora a comunicação.

“Esta (carta) saiu longa porque não tive tempo de fazer uma curta!

Blaise Pascal

Fonte: http://kaminskiavalca.files.wordpress.com
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